WHISTLEBLOWER-ORDNINGEN

WHISTLEBLOWER-ORDNINGEN HOS DE 5 STJERNER A/S

Gennem whistleblowerordningen hos De 5 Stjerner A/S kan du som medarbejder indberette om alvorlige lovovertrædelser som bestikkelse og bedrageri samt chikane og vold og andre alvorlige forhold, som du har fået kendskab til i forbindelse med dit arbejde. Du kan også indberette om visse overtrædelser af EU-retten.

Du kan IKKE indberette anonymt.

Det er vigtigt, at du orienterer dig grundigt om, hvad du kan indberette gennem vores whistleblowerordning, læs derfor nedenfor inden du foretager indberetning, ellers risikerer du, at din indberetning bliver afvist af vores whistleblowerenhed.

1. Formål med whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen hos De 5 Stjerner A/S har til formål at skabe trygge rammer for vores medarbejdere. Vores medarbejdere skal gennem whistleblowerordningen kunne udtale sig om kritisable forhold på arbejdspladsen uden risiko for repressalier.

Whistleblowerordningen skal medvirke til, at alvorlige forhold på arbejdspladsen afdækkes, således at vi i videst mulighed omfang undgår lignende alvorlige forhold/hændelser i fremtiden.

Gennem whistleblowerordningen hos De 5 Stjerner A/S kan du indberette visse overtrædelser af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold, som du har fået kendskab til i forbindelse med dit arbejde.

Du kan indberette digitalt ved at [GÅ TIL INDBERETNING] nedenfor eller klikke på ”Indberet her” i overskriften til højre.

Du har også mulighed for at foretage indberetning til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning. Dette kan du gøre via Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk.

Vi anbefaler imidlertid, at du benytter whistleblowerordningen hos De 5 Stjerner A/S. Med vores indgående kendskab til arbejdspladsen og lokalforhold, herunder specifikke retningslinier og instrukser, vil vi sagligt og effektivt kunne håndtere indberetninger fra vores medarbejdere og de undersøgelser, der skal iværksættes i forbindelse dermed.

2. Hvem kan bruge whistleblowerordningen ?

Du kan foretage indberetning til whistleblowerordningen,

når du er ansat (arbejdstager) hos De 5 Stjerner A/S, herunder hvis du arbejder som lønnet eller ulønnet praktikant, vikar eller frivillig.

3. Hvad kan du whistleblowe om?

Whistleblowerordningen hos De 5 Stjerner A/S er omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere (lov nr. 1436 af 29/06/2021) (”whistleblowerloven”), og du kan derfor kun indberette om nedenstående forhold:

- Alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold
  Disse lovovertrædelser og forhold omfatter f.eks. følgende:
  - Alvorlige overtrædelse af straffeloven, f.eks.: oplysninger om strafbare forhold, herunder misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse.
  - Alvorlige overtrædelser af anden lovgivning, f.eks. overtrædelse af skattelovgivningen, tilsidesættelse af tavshedspligter, overtrædelse af lov om bogføring samt reglerne om arbejdsmiljø.
  - Chikane, d.v.s. seksuel chikane (jf. ligebehandlingslovens §1, stk. 4, jf. stk. 6) eller grov chikane, f.eks. på grund af race, køn, farve sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold (jf. forskelsbehandlings-lovens §1) eller vold.
  - Øvrige alvorlige forhold, tilsidesættelse af faglige standarder, der f.eks. vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed, alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med IT-drift og IT-systemstyring og grov og/eller gentagne overtrædelser af interne forskrifter og compliancebestemmelser.
- Visse overtrædelser af EU-retten
  Disse overtrædelser omfatter bl.a.:
  - Overtrædelse af reglerne om privatlivets fred og personoplysninger og netværks- og informationssystemers sikkerhed, miljøbeskyttelse og reglerne om offentligt udbud.

For yderligere oplysning om ovennævnte overtrædelser henvises til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten.

Hvad kan du IKKE whistleblowe om ?

Du kan f.eks. IKKE whistleblowe om følgende forhold:

Oplysninger af bagatelagtig karakter, herunder oplysninger om overtrædelse af interne retningslinier om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning og privat brug af kontorartikler.
Oplysninger om eget eller andres ansættelsesforhold, herunder konflikter mellem medarbejdere, samarbejdsvanskeligheder eller forhold, der henhører under det fagretlige system, medmindre der er tale om seksuel chikane eller anden form for grov chikane.

Støder du på udfordringer af ovennævnte karakter, skal du derfor kontakte din nærmeste leder eller vores HR-afdeling.

4. Hvorledes foregår indberetning til whistleblowerordningen?

Du kan indberette digitalt ved at [GÅ TIL INDBERETNING] nedenfor eller klikke på ”Indberet her” i overskriften til højre. Herefter udfylder og indsender du formularen/spørgeskemaet, hvori vi beder dig beskrive hændelsen/forholdet, som du indberetter om, herunder angiver dato(er) og navn(e) på den/de involverede person(er)”.

Du kan IKKE indberette anonymt.

5. Hvorledes bliver din indberetning behandlet?

Indberetninger til whistleblowerordningen sker sikkert og krypteret.

Indberetninger videresendes til vores whistleblowerenhed. Vi har udpeget vores HR-direktør Marianne D. Nyegaard, mn@de5stjerner.dk, mobil nr.: +45 41 99 50 56 til at udgøre vores whistleblowerenhed. Vores HR-chef er godt indarbejdet i virksomheden, herunder vores medarbejdere, og vores HR-chef vil derfor kunne følge sagligt og effektivt op på de indberetninger, som modtages fra vores medarbejdere.

Indberetninger som falder uden for whistleblowerordningen vil blive afvist med en begrundelse for afvisningen, og du vil i den forbindelse blive opfordret til at henvende dig til den relevante person, f.eks. din nærmeste leder eller HR afdelingen.

Indberetninger som falder inden for whistleblowerordningen vil blive behandlet omhyggeligt af whistleblowerenheden og enheden vil iværksætte undersøgelser i fornødent omfang.

Viser resultatet af de iværksatte undersøgelser kritisable forhold, kan whistleblowerenheden f.eks. iværksatte følgende reaktioner:

Anmeldelse af forholdet til politiet, såfremt der er tale om en overtrædelse af straffelovgivningen eller
I tilfælde af alvorlige fejl og/eller forsømmelser kan forholdet medføre ansættelsesretlige konsekvenser, herunder opsigelse eller bortvisning.

Senest 7 dage efter, at indberetningen er modtaget hos whistleblowerenheden, vil du modtage en bekræftelse på modtagelsen. Inden for 3 måneder fra bekræftelse af modtagelsen af din indberetning, vil du som hovedregel få feedback fra vores whistleblowerenhed indeholdende en opfølgning på sagen og en begrundelse for en sådan opfølgning. Hvis behandlingen af din sag kræver længere tid end 3 måneder, vil du modtage information herom fra vores whistleblowerenhed med en begrundelse for, hvorfor yderligere undersøgelsestid er nødvendig. Du vil snarest herefter – og senest inden for 6 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af din indberetning – modtage fornyet feedback fra vores whistleblowerenhed samt meddelelse om sagens afslutning.

Efter modtagelsen af din indberetning, kan kommunikationen mellem dig (whistleblower) og vores whistleblowerenhed foregå på forskellig måde: Digitalt via vores Planday-messages system (sikker/krypteret linie) via almindeligt brev, via telefon eller et fysisk møde. Har du en verserende indberetning, er det derfor vigtigt at du følger op på sagen og løbende checker de nævnte kommunikationslinier.

6. Beskyttelse af dig som whistleblower

De 5 Stjerner A/S accepterer ikke, at whistleblowere i god tro udsættes for repressalier eller forsøg på repressalier, eller på nogen måde hindres i eller forsøges hindret i at foretage en indberetning. Medarbejdere, der foretager indberetning i god tro til whistleblowerordningen hos De 5 Stjerner A/S, er således beskyttet mod repressalier.

Medarbejdere (whistleblowere) som bevidst foretager indberetning til whistleblowerordningen af urigtige eller vildledende oplysninger og dermed er i ond tro om de afgivne oplysningernes rigtighed, kan efter omstændighederne blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner.

7. Rettigheder for den person, som indberetningen vedrører

Hvis der bliver indberettet oplysninger om dig i whistleblowerordningen, og vores whistleblowerenhed vurderer, at indberetningen er omfattet af De 5 Stjerner A/S’ whistleblowerordning, vil du i udgangspunktet ikke blive underrettet herom.

Hvis vores whistleblowerenhed imidlertid vurderer, at det indberettede forhold falder uden for De 5 Stjerner A/S’ whistleblowerordning, vil du blive underrettet om vores behandling af oplysningerne om dig i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens regler, herunder din ret til at bede om at få rettet ukorrekte oplysninger eller få oplysninger slettet.

Personoplysninger, som er modtaget via indberetninger til De 5 Stjerner A/S’ whistleblowerordning, opbevares og slettes i overensstemmelse med databeskyttelsesretlige regler.

8. Tavshedspligt og videregivelse

De 5 Stjerner A/S’ whistleblowerenhed er sammen med de personer, som er blevet oplyst om indberetningen og inddraget i de undersøgelser, som er iværksat i forbindelse med indberetningen, underlagt en særlig tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der indgår i indberetningen.

9. Behandling af personoplysninger – databeskyttelse

I forbindelse med indberetninger modtaget til De 5 Stjerner A/S’ whistleblowerordning, behandler selskabet de modtagne personoplysninger med baggrund i whistleblowerlovens
§ 22.

Medarbejderne er i selskabets ”Persondatapolitik for medarbejdere” informeret om behandling af personoplysninger i forbindelse med indberetninger foretaget til De 5 Stjerner A/S’ whistleblowerordning.

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder herudover anvendelse på øvrig behandling af personoplysninger i relation til whistleblowerordningen.

De 5 Stjerner A/S, Jernholmen 39-41, 2650 Hvidovre (CVR.nr.: 25349997) er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger i forhold til selskabets whistleblowerordning.

Hvis du har spørgsmål til De 5 Stjerner A/S’ whistleblowerordning, er du velkommen til at kontakte vores whistleblowerenhed, HR-direktør Marianne D. Nyegaard på e-mail: mn@de5stjerner.dk eller mobil nr. +45 41 99 50 56.

INDBERETNING – WHISTLEBLOWERORDNING HOS DE 5 STJERNER A/S